6 dicas para aumentar a sua produtividade!

Administrar uma agência de viagens não é fácil e, muitas vezes, o gestor acaba sendo o principal (ou o único) funcionário na empresa. Nessas horas é indispensável contar com algumas dicas e truques para aumentar a produtividade.

Se você está notando que tem rendido menos que o normal ou ainda acaba se surpreendendo com a velocidade em que as horas passam (e o serviço se acumula), continue a leitura!

1) Programe o seu dia

Fazer listas de tarefas é uma ótima maneira de não perder o foco e conseguir elencar os afazeres por prioridades. Infelizmente, as inovações tecnológicas, embora nos ajudem em várias atividades, acabaram também aumentando o número de distrações.

Por isso, se você tiver um “roteiro” do que precisa ser feito no dia será mais fácil manter a atenção. Coloque na agenda as tarefas mais urgentes do dia (que precisam ser resolvidas primeiro) e depois aquelas que, caso sobre tempo, você poderá tocar.

Assim será mais simples definir por onde começar e quais tarefas exigem mais esforços e dedicação, sem perder tempo com itens menos importantes.

2) Reduza as distrações

Como dissemos, atualmente estamos rodeados de distrações, como: e-mail, redes sociais, WhatsApp, ligações, etc. Quem tem tendência a se distrair mais facilmente poderá acabar perdendo um tempo significativo checando esses itens de tempos em tempos.

O mais recomendável é reduzir a influência dessas distrações, por exemplo, colocando o celular no modo silencioso. Para não ficar tão ansioso, inclua na sua programação determinado tempo destinado apenas a responder e-mails, checar as redes sociais ou visualizar as ligações e mensagens.

3) Aprenda a dizer “não”

Será que você está ficando “improdutivo” ou será que tem pego para si mais responsabilidades do que deveria? Muitas vezes por não sabermos dizer “não” acabamos pegando mais tarefas e demandas do que podemos dar conta e o resultado são infinitas horas extras.

Aprenda a priorizar o que é essencial no seu dia e se a demanda extra for impedir de realizar as atividades urgentes, diga “não”. O mesmo vale para atividades que possam consumir o seu tempo de descanso e de lazer, afinal o cansaço também pode ser a causa do seu baixo rendimento.

4) Use a técnica Pomodoro

Nós não estamos falando da marca de molho de tomates, mas sim da técnica criada por Francesco Cirillo ao observar o seu relógio com despertador para cozinha (que tinha o formato de um molho de tomate e por isso o nome Pomodoro).

A técnica consiste em dividir o seu tempo em blocos de 25 minutos de trabalho e 5 minutos de descanso. A cada 4 blocos (ou seja, a cada 2 horas) você programa uma pausa de meia hora.

Parece sem sentido? Na verdade o modelo Pomodoro se baseia no tempo máximo em que conseguimos nos dedicar a determinada atividade. Se você notar, depois de um período de dedicação é como se o nosso cérebro “desligasse” e se torna mais difícil manter a atenção focada.

Por isso, existem as pausas programadas, que ajudam a nossa mente a “tomar um fôlego extra” e voltar mais concentrada na atividade.

 

5) Use a metodologia GTD

A metodologia GTD (Getting Things Done) foi criada por David Allen, um dos principais estudiosos da produtividade do mundo.

Ela se baseia em alguns passos, que são:

• • coletar: faça uma lista de tarefas;
• • processar: classifique as suas tarefas em fazer já (para aquelas que podem ser feitas em 2 minutos), projeto (tarefas mais complexas), compromisso (atividades com data), aguardando (atividades que podem ser delegadas), próximas ações (tarefas que podem ser feitas “assim que possível”), algum dia (aquelas que não podem ser feitas imediatamente) e delete (tarefas absurdas);
• • organizar: as tarefas que sobraram precisam ser divididas em: próximas tarefas, aguardando, algum dia e projetos;
• • executar: comece a colocar o plano em prática;
• • revisar: ao fim do dia, revise e reclassifique as tarefas. Aproveite para incluir as novas que forem surgindo.
• • descanse

Como dissemos, nem sempre a baixa produtividade está relacionada a falta de organização. Muitas vezes o problema é causado pela sobrecarga de tarefas ou de trabalho.

Nenhum ser humano é uma máquina e todos nós precisamos relaxar de vez em quando. Então, que tal se organizar para tirar uns dias de folga? Durante os finais de semana, tente não trabalhar e se for possível tire alguns minutos do dia para se dedicar a um hobby ou uma atividade que lhe dê prazer.

Além de todas essas orientações, não se esqueça de revisar os seus processos organizacionais. Pode ser que você esteja perdendo tempo em burocracias e trâmites que não ajudam o seu negócio crescer.

Com essas dicas, ficou mais fácil aumentar a sua produtividade? Aproveite e leia o nosso post sobre como melhorar os processos internos da sua agência!